Postfach: geteiltes Postfach statt Löschung

Ein aktives Postfach in ein Shared Mailbox umzuwandeln bewahrt alle E-Mails und macht sie für Nachfolger oder Vorgesetzte zugänglich. Ein geteiltes Postfach benötigt bis 50 GB keine eigene Lizenz, was laufende Kosten spart. Für längere Aufbewahrung kann zusätzlich ein Litigation Hold gesetzt werden.

OneDrive: Zugriff vor der Löschung übertragen

Das OneDrive eines gelöschten Kontos wird standardmässig noch rund 30 Tage aufbewahrt und kann in dieser Zeit an eine andere Person oder in eine Team-Ablage übergeben werden. Danach ist es ohne Backup verloren – deshalb muss die Übertragung Teil des Prozesses sein.

Zugriffe und Lizenz sauber schliessen

  • Anmeldung sperren und Sitzungen/Token widerrufen (sofortiger Zugriffsstopp)
  • MFA-Methoden und App-Passwörter entfernen
  • Gruppen- und Rollenmitgliedschaften bereinigen
  • Lizenz erst nach Sicherung von Postfach und OneDrive entziehen

Zusammenfassung

Beim Offboarding werden Postfach (als Shared Mailbox) und OneDrive gesichert bzw. übertragen, Zugriffe sofort gesperrt und erst danach die Lizenz entzogen. Ein definierter Prozess schützt vor Datenverlust und spart Lizenzkosten.

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